Digitalisierung: Endlich macht Archivieren Freude

Nein, normalerweise lösen sie sich nicht in Luft auf. Aber sie können falsch abgelegt werden, zur Abklärung bei einem Sachbearbeiter liegen, der in den Ferien ist, oder beim Chef zu Hause, weil er sich sonntags um die Buchhaltung kümmert. Oder sie liegen beim Treuhänder zur Verbuchung.

Wir werden wohl noch eine Weile mit dem Medienbruch zwischen Papierbeleg und elektronischem Dokument leben müssen, aber im Bereich der Archivierung ist das Schlimmste überstanden. Mit modernen Archivierungslösungen werden zum Beispiel Kreditorenrechnungen eingescannt und mit der entsprechenden Buchung verbunden. Der Zugriff auf den Beleg erfolgt nicht mehr durch den Gang ins Archiv, sondern von jedem berechtigen Bildschirm aus.

Und die Zukunft? Irgendwann wird das Papier verschwinden. Daten werden in elektronischer Form zwischen Organisationen ausgetauscht, wie das im Bereich EDI electronic data interchange – von der Öffentlichkeit weitgehend unbeachtet – seit Jahrzehnten praktiziert wird. Bereits vor der Tür steht jedoch das Erfassen von Belegen via QR Code. Mittels drag&drop landen die Daten in pebeFINANCE, wo automatisch ein Buchungssatz vorgeschlagen wird. Vorgeschlagen, nicht ausgeführt. Wenn es um das letzte Quentchen Sicherheit und Verantwortung geht, hat also der Mensch nach wie vor seine Existenzberechtigung.